配食業の課題はクラウド型管理システムで解決できる！

 

 

配食サービス業界では、配送業務のほかにも請求業務・補助金申請業務など、利用者の状況に応じた多くの事務作業が発生します。管理システムに課題がある場合、生産性の低下やミスの発生など、業務に影響を及ぼす恐れもあるため注意が必要です。

 

管理システムに関係する課題は、配食業界向けのクラウド型システムの活用によって解決できることがあります。

この記事では、配食業界におけるよくある課題と、その解決方法について紹介します。

 

配食業の管理システムに関するよくある課題4つ

福祉施設や介護施設へ食事を配達している配食サービス。

配食業の管理システムに関するよくある課題としては、下記の4つが挙げられます。

• 複数の端末で情報共有しにくい
• 既存ツールの使い勝手が悪い
• 請求書の発行や集金管理に手間がかかる
• 自治体への補助金申請が大変

 

スムーズな情報共有が難しい

スタッフ間のスムーズな情報共有が難しいことは、配食業の管理システムにおいてよくある課題のひとつです。複数の事業所間での連携が困難だったり、システムによっては複数端末の接続に対応していなかったりするケースもあるでしょう。

 

スタッフ間で情報共有に抜け漏れがある場合、業務効率が悪くなるだけでなく、大きなミスにも繋がりかねません。スマートフォンやタブレットといったモバイル端末が普及している昨今、これらの機器も活用しながらスピーディに必要な情報を共有することが理想といえます。

 

既存ツールの使い勝手が悪い

すでに導入している管理ツールに対して使い勝手の悪さを感じるケースも多くみられます。

 

なかでも長期にわたって使用しているブラウザ型システムでは「導入当初から在籍するスタッフがいなればツールの更新もスムーズにできない」というケースもあります。

その他、

• 配達予定の管理が面倒
• 分析機能がない
• 安否確認通知機能など新事業に対応した機能がない

など、既存ツールでは対応できない業務があることや、現状に即した機能が搭載されていないことに対する不満を抱えている事業者も少なくないでしょう。

 

システムでの一括管理ができない場合、業務の効率化や生産性の向上を目指すことも難しくなります。

 

請求書の発行や集金管理に手間がかかる

食事を配送した後の請求に関連する事務作業も、大きな負担のひとつとなっています。

高齢化が進む昨今では配食サービスへの高い需要が見込まれる一方、顧客が増えるほど事務作業も煩雑になります。

 

また、ペーパーレスに向けた取り組みへの対応に頭を抱える事業者も多いでしょう。

 

自治体への補助金申請が大変

福祉施設や介護施設などへ配食サービスを提供する事業者の場合、自治体への補助金申請を行っているケースが多くみられます。

日々忙しい業務をこなしながら報告資料の作成など補助金申請にともなう手続きも進めなければならないことは、配食業界ならではの悩みといえるでしょう。

 

既存ツールが補助金申請業務に対応していない場合、その手間は一層大きなものとなってしまいます。

 

配食業務の課題はクラウド型管理システムで解決できる

ここまで見てきた課題の数々は、配食業界向けのクラウド型管理システムを導入することによって解決可能です。

 

クラウド型管理システムには、課題解決に役立つ以下のメリットがあります。

• いつでもどこでも複数端末で情報共有できる
• 自社の目的や状況に合わせたカスタムが可能
• システムによる一括管理で請求業務が簡単になる
• 委託事業にも対応可能

 

いつでもどこでも複数端末で情報共有できる

「時間や場所にとらわれず、簡単に情報共有できる」ことは、クラウド型管理システムの大きな強みのひとつです。

インターネットに接続できる環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットなど複数端末においてリアルタイムで情報を共有できます。

 

たとえば配達情報をスタッフ間で共有すれば、トラブルが起きた際にスピーディに対応することができます。

配送に不慣れなスタッフのサポートにも活用できるでしょう。

 

本部・現場・支店など離れた場所同士であってもスムーズに連携できるため、より効率的に業務を進めることができます。

 

自社の目的や状況に合わせたカスタムが可能

業務を進めるなかで、管理システムの更新が必要になるケースもあるでしょう。

クラウド型システムであれば、面倒なインストールや更新作業は不要です。

常に最新バージョンを利用できるため、セキュリティ面においても安心です。

 

利用するサービスによって搭載可能な機能は異なりますが、オプションなどを活用して機能をカスタムできるサービスが多く提供されています。

自社の目的や状況に合わせてカスタムすれば、使い勝手に優れた自社専用のシステムを構築できます。

 

システムによる一括管理で請求業務が簡単になる

クラウド型管理システムでは、請求データを管理・出力することができます。

利用者の支払い方法に合わせて請求データを出力することも可能なので、手間のかかりがちな日々の請求業務をスムーズに行えるようになります。

 

もちろん、請求書関連業務のペーパーレス化にも役立ちます。

請求・入金・売上などを一括管理することで、事務処理のミス減少につながるというメリットもあります。

 

委託事業にも対応可能

資料作成や手続きなど何かと煩雑な補助金申請に関する業務の負担も、クラウド型管理システムによって軽減できます。

 

配食業界向けのクラウド型システムでは、行政帳票などに対応したサービスが多く提供されています。

スタッフの負担を減らすことで、通常業務の効率化や生産性の向上を期待できるでしょう。

 

まとめ

人材不足やコスト・需要増への対応を迫られ、補助金が絡むケースも多い配食業界では、業務管理におけるさまざまな課題がつきものです。

時代とともに変化する利用者のニーズに応え続けるためにも、ぜひクラウド型システムをはじめとするツールをうまく活用し、業務の効率化や生産性の向上に役立ててください。